一:业务场景
售后模块是客服用于记录退货、退款和补发情况的工作台。这里所填写的售后产品和售后原因都将自动进入customer summary汇总列表中。
二:业务流程
三:操作手册
1.打开ERP子系统:https://erp.thebizark.com/,输入用户名和密码
2. 登录系统后,选择售后管理-售后单
3.点击“添加”按钮,添加售后单
4..点击订单号右侧的查询按钮,弹出订单查询窗口
勾选一个订单,点击确定按钮,选择售后单的原订单
特别说明:如已发生过售后的单据,系统会有提示信息。方便核对是否录入重复数据。
5. 选择订单后页面展示原订单信息
6. 填写问题数量,点击添加按钮可以填写问题原因和说明
(说明:问题数量填0,将不会将数据传送到customer summary;不为0的将自动传入customer summary)
1)售后基本信息:填写售后的类型、来源等;
2)客诉详情:填写客诉的Issue ID(方便下个版本按照Issue ID自动抓取客诉记录)和客诉的每条记录。点击添加可以新增一行客诉,点击删除可以删除一行记录;
3)附件:上传附件。点击添加附件可以上传,点击删除可以删除一行记录。
8.填写后点击保存
9.根据业务需求,勾选退款/补发/退货,分别填写信息
1)退款
选择币种(必填,默认原订单币种),填写退款金额(必填)、退款运费(必填)、退款日期(必填,自动获取当前时间)、退款状态(必填,默认未退款)、退款原因(非必填)、说明(非必填)
说明:该处的退款状态并非真实银行账户的退款成功与否,只是一个人工的系统状态记录。
2)退货
退货产品:退货单可以退货原订单产品,也可以退货其他产品。选择退货产品,点击添加按钮可以添加新的产品。点击删除按钮可以删除一行产品。
退货数量:必填,退货ERP SKU的数量;
退货方式:必填,退货使用的承运商服务。默认FEDXG,下拉框可以选择其他承运商服务;
外观破损处理方式:必填,退货到仓库时如果包裹外包装破损的建议处理方式。默认显示ERP SKU在产品管理页面的配置,可以编辑;
Tracking:必填,退货包裹的快递单号。可以直接输入,也可以点击“购买面单”按钮自动购买(系统自动购买退货面单时,tracking可以为空,购买成功后tracking会自动显示。自动购买面单需要设置退货单购买面单的相关配置);
退货状态:退货状态有未退货、已退货、已接收、已作废。其中未退货和已退货是客服人员和客户沟通后,手动在售后单据中修改的。“已接收”是仓库人员收到货之后,确认收货后,自动返回的状态。已作废是客服确认手动操作作废。“已退货”状态的退货单,会在boss系统自动创建销售退货计划。便于物流部人员跟踪后续状态。
发货地址信息:必填,默认取原订单的收货地址,可以编辑;
退货仓库:必填,默认取原订单的发货仓库,即默认退回原来仓库,可以编辑;
3rd账号:非必填,系统自动购买退货面单时必须用到3rd账号才需要填写;
退货日期:必填,默认取当前时间,可编辑;
退货原因:非必填;
说明:非必填;
3)补发
补发可补发原订单上的产品,也可补发新产品。选择补发产品,点击添加按钮可以添加新的产品。点击删除按钮可以删除一行产品。
补发单创建后,不会同步至订单系统发货。当客服人员确认需要发货时,点击“待补发”,补发单才会传送至订单处理系统。
补发单号生成规则为:原订单号+年月日时间戳,方便查询
选择补发产品、补发数量,选择发货仓库和发货方式(选择system auto系统自动分配最优的仓库和发货方式),使用原订单客户地址或修改为本次发货地址。
(二)编辑售后单
只有已创建和处理中的售后单才可以编辑,已完成的售后单只能查看无法编辑。
已创建:售后单创建
处理中:售后单处理中
已完成:售后单退货、退款、补发都已完成。
编辑操作同上。
贴士:
作废功能可以在售后单的单据头上作废,也可以在子单据上作废。需要注意以下几点:
1.已退货的单据,作废会同步推送仓库的退货入库计划单,需要关注作废结果;
2.仓库已接收或部分接收的退货,无法作废;
3.补发单已生成,无法作废。需要联系订单管理员取消后方可作废。
售后单的状态
1.已创建 草稿状态的售后单
2.处理中 仓库还未接收到退货的售后单
3.已完成 售后单中的子单据都已完成
4.已归档 已完成状态的售后单方可归档。归档后,无法增删改售后单的内容。
5.已作废 作废的售后单。